POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

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Disposiciones Generales

1.1 Identificación del responsable del Tratamiento

GRUPO ÓPTICO S.A.S. actuando como responsable del Tratamiento de la información personal, se permite identificar a través de los siguientes datos.

• Razón Social: GRUPO ÓPTICO S.A.S
• NIT: 9 0 0 4 2 9 7 3 0 -6
• Dirección: CC CABECERA 4 ET LC 112 Bucaramanga
• Correo electrónico: politicadedatos@opticaselcta.com
• Teléfono: (7) 6 8 5 0 5 2 5

1.2 Definiciones

A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales

b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

e. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquél que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

f. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

g. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular

h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

m. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

1.3  Objetivo y Alcance de la Política 

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales GRUPO ÓPTICO S.A.S., en adelante GRUPO ÓPTICO S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos y archivos físicos y digitales, así como los mecanismos para ejercer el derecho de hábeas data, finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

1.4 Titulares a quien va dirigida la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

a. Empleados

b. Clientes

c. Proveedores

d. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con GRUPO ÓPTICO S.A.S., y se requiera de su información personal.

1.5 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011 y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio relativas a la materia.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1 Clasificación de las Bases de Datos Personales

GRUPO ÓPTICO S.A.S. tiene clasificadas sus bases de datos de acuerdo a los procesos que se manejan internamente, o conforme al tipo de titular de la información, agrupándolas en cinco categorías a saber:

Tipos de base de datos:
1. Proveedores:
En esta categoría se encuentran todas las bases de datos y archivos físicos y automatizados relacionados con los procesos con proveedores, y sus finalidades son: gestión de proveedores, gestión de adquisición de insumos, adecuaciones, arrendamientos, vigilancia y seguridad para las sedes. Para comunicaciones con el proveedor para el cumplimiento del servicio prestado.
2. Clientes:
En esta categoría se encuentran todas las bases de datos y archivos físicos y automatizados relacionados con los procesos de clientes, y sus finalidades son: gestión de operaciones de los clientes en servicios de salud.
3. Recursos Humanos:
En esta categoría se encuentran todas las bases de datos y archivos físicos y automatizados relacionados con los procesos de recursos humanos, y sus finalidades son: administración de personal, selección, verificación de antecedentes, afiliaciones a seguridad social y en general toda la información personal relativa a la gestión del talento humano.

2.2 Fuentes de obtención y recolección de datos personales

Las fuentes de obtención y los instrumentos de recolección de datos personales son
1. Proveedores:

Rut
Certificado de existencia y representación legal y documento de identidad del Representante Legal
2. Clientes:
Rut
Certificado de existencia y representación legal documento de identidad del Representante Legal

3. Recursos Humanos:
Exámenes médicos de ingreso
Hoja de vida y soportes
Registro civil
Documentos de identidad de Hijos
Cedula del conyugue
Cedula de ciudadanía del trabajador
Certificado de antecedentes judiciales
Formato de hoja de vida de la compañia
Informe de pruebas psicotécnicas
Sistema de identificación biométrico (huella digital).

2.3 Tipos de Datos Personales que recolecta GRUPO ÓPTICO S.A.S.

GRUPO ÓPTICO S.A.S. recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible. De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales.

2.4 Usos de la información personal recolectada

Los usos de la información personal contenida en las bases de datos, son los siguientes:
1. Proveedores: 
Gestión de proveedores, gestión de adquisición de insumos, adecuaciones, arrendamientos, vigilancia y seguridad para las sedes. Comunicaciones propias del contrato.
2. Clientes:
Gestión de operaciones de los clientes en servicios de salud.
3. Recursos Humanos:
Administración de personal, selección, verificación de antecedentes, afiliaciones a seguridad social y en general toda la información personal relativa a la gestión del talento humano.

2.5 Circulación de la información

La circulación de datos personales que se encuentran en las bases de datos de carácter personal de GRUPO ÓPTICO S.A.S., opera de manera restringida, y en caso de entregar datos personales a proveedores, contamos con la autorización previa del titular, así como mecanismos de protección de la información, como acuerdos de confidencialidad y contratos de transmisión de datos personales

2.6 Propietarios de las bases de datos y custodia de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales

GRUPO ÓPTICO S.A.S. ha dispuesto mecanismos de control y protección de la información personal, estableciendo propietarios de las bases de datos, los cuales, tienen la responsabilidad de velar por la seguridad de la información, así mismo, custodian las autorizaciones para el tratamiento de datos personales. Dichas áreas responsables, son las siguientes:
1. Proveedores: Contable 
2. Clientes: Contable
3. Recursos humanos: Gestión Humana
GRUPO ÓPTICO S.A.S. solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.7 Supresión y/o disposición de la información

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoría, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finalidades no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con GRUPO ÓPTICO S.A.S., no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoría.

2.8 Medidas de Protección

GRUPO ÓPTICO S.A.S. tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente GRUPO ÓPTICO S.A.S. ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

a. Políticas de Tratamiento de Datos Personales
b. Procedimientos para la validación de datos de entrada y procesamiento de la información personal
c. Controles para la disposición final de la información
d. Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal
e. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal
f. Manual interno de procedimiento para el tratamiento de información personal

2.9 Casos en que GRUPO ÓPTICO S.A.S. opere como Encargado de la Información

En los casos de que GRUPO ÓPTICO S.A.S. opere como encargado de la información, los responsables de la información deberán solicitar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de GRUPO ÓPTICO S.A.S., por lo que GRUPO ÓPTICO S.A.S. presume que el responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto.

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que GRUPO ÓPTICO S.A.S. tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que GRUPO ÓPTICO S.A.S. está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación. El titular está facultado para solicitar: 

a. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
b. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
c. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
d. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de GRUPO ÓPTICO S.A.S. con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.

3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos

3.2.1 Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a GRUPO ÓPTICO S.A.S., acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3.2.2 Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a GRUPO ÓPTICO S.A.S., alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos. El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta en máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que GRUPO ÓPTICO S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a GRUPO ÓPTICO S.A.S., son las siguientes:
a. Los empleados, proveedores y clientes que tengan o hayan tenido alguna relación con GRUPO ÓPTICO S.A.S.
b. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
c. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de GRUPO ÓPTICO S.A.S.
Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:
a. Nombres completos y apellidos
b. Tipo y número de identificación
c. Dirección de domicilio
d. Teléfono de contacto
e. Correo electrónico
f. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.

3.4 Solicitud de imágenes y videos